회의록 작성

회의록 작성 하는 법 알아보도록 하겠습니다. 회사에서의 많은 회의들이 목적과 결과 없는 회의로 의미 없는 일 넘기기를 하고 있는 경우가 많습니다. 이에 회의에서 결정된 사항을 회의록으로 작성, 기록하고 배포함으로 참석자들의 업무를 분장하고 협의점에 대한 책임을 나눌 수 있습니다.

1.회의록 작성 법

회의에서 가장 중요한 것은 회의 목적과 목표가 소집된 회의를 통하여 해결되었는지 여부 입니다. 현업에서는 보통 워드로 회의록을 작성하여 배포 하지만 저 같은 경우에는 회의록 Excel 로 정리하는 편입니다.

1) 회의록 관리 리스트 – 엑셀

2) 회의록 배포 -이메일

수신: 법무팀 홍길동 외

안녕하세요 Finance 김길동입니다.

금일 진행되었던 회의 관련 아래와 같이 내용 공유 하오니 업무 참조 부탁 드립니다.

아래

(공유 사항)

-회의 일시: 2023년 1월 23일

-참석자: Finance 김길동, 이길동,법무팀 홍길동, 최길동

-회의록 주요 내용

(요청사항)

1.상기 발생업무 기한 내 처리 및 공유

2.Payment Term 금일 내 영업팀과 공유 및 내용 전달 예정

(참조사항)

1.영업팀 Rabate등 관련 내용 미 이해 시 관련 교육 진행 예정

-> 리소스 필요 시 추가 공유 드리겠습니다.

3) 기타 내용

– 엑셀 관리가 기록의 누적 관리와 표준화 면에서 유리

– 회사에 회의록 양식이 있더라도 회의 후 다시 정리해야 하는 불편함이 있어 내용을 짧게 요약할 수 있는 능력을 기르고자 엑셀 양식으로 관리

– 업무평가 등을 위한 기초 자료로 활용 가능

– 엑셀관리 리스트 중 회의 목적은 엑셀 -데이터 검사-목록으로 회의 목적 정보공유, 의사결정, 문제 해결, 협력 및 팀워크 강화,교육 및 훈련,전략 수립,평가 및 피드백,업무 조정 및 조율,네트워킹 및 관계 구축 9개로 한정하여 표준화 입력

2.회의 소집 및 진행 순서

아래는 이사회 등 형식이 정해져 있는 회의 내용이 아니므로 통상적으로 회사에서 일상의 회의 등에 적용 가능 한 내용으로 참조 바랍니다.

1)회의 목표 설정 회의 안건 작성

: 참석자들이 회의에 참여하는 이유를 이해하게 하기 위하여, 명확한 목적과 목표를 설정하여 회의의 방향성을 결정합니다. 그것이 반영된 회의 안건을 준비합니다.

2) 회의 참석자 선정

:  회의 참석자 선정해야 하며 이때 현업에서 업무 실행자, 결정권자, 이해관계 자 등으로 구분하여 회의초대 목적을 안내해야 합니다.

3) 회의 일자 결정 및 초대장 발송

: 참석자 들의 일정을 조율 후 사용하고 있는 구글웍스, 팀즈 등으로 스케쥴을 발송합니다.

4)회의 준비

: 회의에 대해 준비해야 할 사항이 있는지 확인하고, 필요한 자료를 준비합니다. 안건에 대한 정보를 참석자들과 공유합니다.

5)회의 시작 및 진행

: 회의 안건 순서와 같이 진행합니다. 의사소통이 원할 하게 이어질 수 있도록 적절히 다음주제로 이어지게 질의를 하는 등의 방법으로 시간 내 결과를 도출할 수 있게 해야 합니다. 회의록의 경우 배포 여부와 상관없이 매 회의 시 작성합니다. 다만 기술 회의 등 내용이 어려운 것은 녹음등의 방법으로 다시 들을 수 있게 준비 합니다.

6)회의 종료 및 후속 업무 진행

:회의 보다 중요한 것이 후속 업무의 진행입니다. 회의록 공유를 통하여 회의 당사들간의 의견을 통일합니다. 또한 회의에서 결정된 후속 업무를 실행하며 진행 상황을 추적하고, 마감 기한을 관리 해야 합니다. 이러한 이유로 저는 워드보다는 회의록 Excel 관리하고 있으며 기한을 넘겨 수행 하지 못한 업무는 사유까지 리뷰하여 보고 혹은 기록 하고 있습니다.