스타트업 내부 데이터 관리의 기본

스타트업의 가장 큰 문제는 인사, 회계, 개발 조직 등 회사 내부에서 생성되는 데이터를 누가 어떻게 관리해야 하는지 정해지지 않았다는 것입니다. 데이터 관리의 규정이 없고 내용 보존도 되지 않으나 반면에 담당자가 주도적으로 데이터 종류를 구분하고 나름의 규칙을 세울 수 있는 스타트업 데이터 어떻게 관리해야 할지 알아보겠습니다.

스타트업 내부 데이터 관리의 기본

결론-스타트업 내부 데이터 관리의 기본

스타트업에는 시스템과 규정이 없다 라는 것은 결국 데이터가 관리되고 있지 않다는 것을 의미합니다. IT 기업이라고 데이터 관리가 체계적 일거라 생각 하는 것은 큰 오산입니다. IT업종은 데이터 규정과 관리는 영업에서 회계 그리고 기술까지 잇는 큰 거버넌스와 컴플라이언스로 관련 전문가가 업종 자체에 많이 없으며, 스타트업의 경우 관련 경력자가 많지 않아 더욱이 그 관리가 어려운 경우가 많습니다. 그러나 백오피스를 담당하는 관리 인원이 초창기에는 많지 않아 인사, 회계, 영업 등 초기의 기본 세팅만 잘 갖추어 놓는 다면 업무 효율이 향상됨은 물론 차후에 어떤 ERP를 도입하더라도 업무 프로세스를 정확히 반영할 수 있게 됩니다. 개인적으로는 스타트업의 다양한 회사 문서와 서류를 정의하고 거버넌스의 기초를 구축함으로 향후 컴플라이언스 혹은 법무팀 등 다양한 진로를 고려하게 될 수도 있게 될 것입니다. 개발 과정 등에서 일어나는 개발 산출물등의 기록과 보존등의 업무까지는 무리 일 것이나 그것 또한 큰 틀 안에서 데이터 관리 입니다. IT 경력을 강화 하고자 한다면 예를 들어 기업 내 연구소 등의 설립 시 개발 관련 데이터 등의 흐름을 스터디 하시면 될 듯합니다.

스타트업 내부 데이터 관리의 기본

1.데이터 정의

회사에는 다양한 데이터와 문서가 존재합니다. ISO, 품질경영 등의 문서 관리 절차를 사전에 리뷰하거나 숙지할 필요는 있으나 현실적으로 모든 것을 절차화 하거나 혼자 스터디 하기에는 한계가 있을 것입니다. 또한 국제표준 등에 정의된 데이터의 조건 신뢰성, 무결성 등이 있을 수 있으나 모두 무시하고 현재 회사 수준에 적용할 수 있는 데이터 정의와 분류를 하시면 됩니다. 그러나 왜 ISO, 품질경영 등을 언급한 이유는 데이터 관리의 규정과 룰을 정의하다 보면 결국 ISO등 기준에 부합하거나 아시게 될 것입니다. 결론적으로 데이터와 문서의 분류는 보통 직무, 업무로 구분할 수 있습니다. 직무와 업무 구분은 NCS (국가직무능력표준)에 따라 합니다. 회사마다 특히 스타트업은 대표의 캐릭터에 따라 기타 등등의 요소로 별의별 부서와 직무가 다 있을 수 있습니다. 그러나 그러한 직무를 NCS 등 큰 카테고리로 분류하여 삽입할 수 있어야 합니다. 그 이유는 우선 스타트업은 업무 기준이 없기 때문에 시스템을 만들어야 하며 그것은 표준에 부합되는 정보여야 할 것입니다. 당장 투자 실사를 받더라도 창의성이 넘치는 작명 센스도 결국은 우리 회사에서만 쓰는 의미라면 누군가는 해석할 준비를 하고 있어야 합니다. 참고로 NCS에서 24개의 직무 대분류 기준으로 중분류, 소분류등으로 세분화하여 직무 기술서 등을 제공하고 있으니 참고하여 주시기 바랍니다. IT 스타트업에서 사용할 수 있는 직무 분류인 경영·회계·사무와 정보통신 관련 내용은 아래 정리된 엑셀파일 다운 받으시면 됩니다.

NCS 일부 재분류_20230814

2.표준화

IT 산업에서 데이터의 표준화라고 하면 데이터 분석프로젝트의 전 처리 과정 등을 거친 결과물 등으로 생각 하실 수 있습니다. 그러나 제가 말하는 데이터의 표준화는 각자의 업무에서 발생하는 데이터를 표준화하는 것입니다. 스타트업에서는 이 부분이 매우 부족하여 아예 데이터의 분류 자체를 하지 못하는 경우가 다반사입니다. 특히나 회계, 인사,경영관리,영업에서 발생하는 데이터는 각 담당자들이 그것을 표준화 하는 것만으로도 향후 인력 효율과 ERP도입 등에 있어 비용 절약으로 이어지게 되니 발생하는 모든 데이터는 반드시 표준화하여 지속적으로 관리 하여야 합니다.그렇다면 데이터의 표준화가 무엇일까요? 우선 원칙은 1) 반드시 기본데이터는 엑셀로 관리 할 것 2) 고유 값은 숫자로 부여 할 것 3) 최초 수집부터 고유 값 으로 모을 것 4) 입력 시 오류 방지 등을 위하여 값을 최대한 제한 할 것 등입니다. 물론 피벗 혹은 VBA등 분석을 위하여 엑셀의 셀 합치기 금지 등은 기본이므로 별도로 원칙으로 말하지 않겠습니다. 여기서 고유값은 데이터가 가지고 있는 변하지 않는 하나의 값입니다. 예를 들어 영업활동에서 고유 값은 무엇일까요? 바로 고객 데이터인 고객 번호입니다. 이로 인해 파생되는 견적 등도 고유의 번호를 가지고 있겠지만 가장 중요한 데이터는 고객번호로 생성되는 고객 번호는 아래와 같이 등록될 수 있을 것입니다. 여기서 고유값이 고객번호 라는 것입니다. 변경되지 않아야 하며 사용되는 모든 데이터는 고객명과 함께 기재되어야 합니다. 아래는 기본 고객 정보이고 여기서 파생되는 정보는 고객사 담당자 정보 등의 마케팅, 지급 기준과 은행 등 회계정보, 물류 데이터 등 일 것입니다. 이렇게 최초에 분류를 명확하게 할 시 회사가 아무리 커지더라도 담당자의 한번의 데이터 입력으로 모든 부서에서 사용할 수 있게 되는 것입니다. 아래는 고객 정보의 예시이지만 회계에서는 계정번호 인사에서는 사원번호등이 고유값과 기본 데이터가 될 수 있습니다.

3.최소화

각 부서에서 중복데이터 작성 없게 최초 고안 시 명확한 업무 분장과 동시에 데이터 관리 역할을 담당자에게 부여하여야 합니다. 저의 경험에 의하면 이 기본 데이터 입력과 관리하는 업무를 소홀히 하거나 작은 업무로 규정하는 경우가 많습니다. 그러나 기본 데이터 구조를 짜고 입력하는 업무는 회사에서 발생하는 모든 것의 기본이며 중심이 되는 것입니다. 또한 데이터 Flow를 이해하는 것은 컴플라이언스 등으로 업무를 확장 할 수 있는 정말 중요한 업무라는 것을 잊지 않아야 합니다.

4.접근권한

데이터 거버넌스와 개인정보보호법, ISMS 등에 필요한 물리적인 보호조치 중 가장 기본이 되는 것은 데이터의 권한접근 등 물리적인 보호조치 입니다. 물리적인 보호조치를 모두 다 할 수 없지만 인사기록과 회계정보 데이터 등은 클라우드 상 접근 권한의 부여, 패스워드 설정 로그기록 관리 등을 통하여 최소한의 조치 등은 이루어져야 할 것입니다.